Charge de travail

Nouvelle venue sur ce site, je sollicite déjà de l'aide!!!

Fraichement sortie de l'IFCS je viens d'intégrer un service dans un hôpital qui m'est inconnu et dans une région inconnue également!!!!! Et me voici confronté à un des soucis courants du cadre: le personnel!

affraid

voici la tête que j'ai fait lorsque je suis arrivée dans ce service de médecine interne. En effet, je constate qu'il n'y a que deux IDE pour 36 patients à prendre en charge le matin et même chose pour l'AM! Je peux vous assurer que les journées sont rock'n roll!!!! Les heures sups semblent s'accumuler et l'équipe est épuisée. Le chef de service pense que les IDE sont des faignantes qui se plaignent sans arrêt Evil or Very Mad

...Il ne faut donc pas attendre d'aide de son côté... :boulet: Bien au contraire, hélas...
Une étude de charge de travail a été effectuée l'année dernière mais elle dit en clair :"Donnez du personnel parce qu'on en a besoin". Pas vraiment de preuve et un constat de DMS qui diminue comme argument majeur.

Lorsque j'étais IDE je travaillais dans un service de médecine interne et j'avais 8 à 10 patients en charge. Et c'était parfois juste, mais on ne se plaignait pas... Existe-t-il un écrit qui dit que pour tel type de service il faut tant d'IDE pour tant de patient? Y a-t-il une réglementation pour la sécurité des patients? Et des IDE?
Comment prouver que le service qui comprend 36 lits a besoin de plus qu'une équipe de 7 IDE au total?
S'il vous plait, ne me répondez pas seulement SIIPS ou un autre calcul de charge de travail, j'ai plutôt besoin de conseils et d'expériences vécues. Bien sûr que j'y pense au SIIPS mais il me faudra au minimum un an avant de démontrer quoi que ce soit...L'équipe, dépourvue de cadre depuis 8 mois, attend beaucoup de moi. Je ne souhaite pas jouer sur le tableau des sentiments mais plutôt sur des propositions et actions concrètes.
Besoin d'aide, conseils+++++, expériences...
pale

: c'est l'état dans lequel je suis actuellement!

Merci à tous!

PS: J'adore la variété de smilies !!!!
thumright

Tout le monde est en vacances???? Question

Il y a quelques références rares pour les lits de médecine mais pas de norme officielle :

http://www.infirmier-general.com/normes_effectifs.html#med

Malheureusement, je crains que vous ne puissiez faire l'économie d'une analyse comprenant l'étude de la charge de travail. L'argumentation d'une augmentation d'effectifs auprès d'une direction doit s'appuyer sur des arguments concrets et objectifs. Voici quelques pistes :

Analyser l'activité du service sur au moins 3 ans (plus est toujours mieux) en la croisant avec l'évolution des effectifs

* Nombre d'entrées par type d'hospitalisation (complète, de semaine, de jour) et mode (admissions directes programmées ou non, via le service d'urgences, transfert d'autres services...). Le mode d'entrée peut influer sur la charge de travail (une admission directe peut nécessiter des examens, une pose de perfusion dans le service, alors qu'un patient venant des urgences peut avoir son bilan, être perfusé... ; une admission programmée nécessite un travail de préparation qui peut revenir en tout ou partie à l'IDE...)

* Diagnostics prévalents et/ ou motifs d'hospitalisation, âge des patients : y a-t-il une évolution ?

* Nb de sortie par types (domicile, soins de suite, EHPAD, décès...) : la continuité des soins peut être plus ou moins complexe à assurer suivant le type de sorties, l'évolution du nb de décès peut indiquer une charge évoluant en particulier dans le domaine des soins palliatifs

* Taux d'occupation et durée moyenne de séjour (les deux sont à croiser)

Ces données sont habituellement disponibles au DIM (département d'information médicale) ou sinon voir avec votre directeur des soins pour vous orienter.

Si l'effectif n'a pas évolué alors que l'activité a changé, vous pouvez avoir un argument.

Etudier les effectifs

* Effectif budgété

* Effectif réel

* Nombre de temps partiel par quotité

* Nombre de personnes physiques

* Ratio par lits et places (attention le ratio usuel comprend les effectifs sur 24h s'il s'agit d'hospitalisation complète)

* Effectif de l'organisation actuelle nécessaire par horaires et par semaine et/ ou week-end si différent (2 matin, 2 après-midi...)

* Calcul du ratio pour cette organisation et comparaison avec ce que permet l'effectif réel actuel

Nb : pour calculer le ratio, vous devez d'abord évaluer le temps nécessaire de soignant, par exemple 2 agents du matin 7 j./ 7 en 7h45 365 j/ an donne la formule 2 agents x 7,75 (équivalent décimal de 7h45)x 365 = 5657,5 heures de travail nécessaires par an. Puis d'après l'obligation annuelle de temps de travail par agent à temps plein par exemple 1582 h, calculer le ratio soit Temps nécessaire de soignant/ Obligation annuelle par agent donc pour l'exemple ci-dessus : 5657,5/ 1582 = 3,6 ETP (équivalents temps plein).

Si vous avez déjà un effectif qui ne permet pas d'assurer l'organisation actuelle, par exemple, si vous avez 7 ETP pour un besoin de (2 IDE matin + 2 IDE après-midi) x 3,6 (mon exemple) = 7,20 ETP vous avez déjà un déficit de 0,20 ETP (pas facile à remplacer par un agent il est vrai, mais il existe les mensualités de remplacement).

* Caractéristiques du personnel : âge, sexe, ancienneté dans l'établissement, dans le service, date du diplôme

* Mouvement du personnel (départ, arrivée) :un personnel changeant souvent augmente la charge d'encadrement des nouveaux agents

* Absentéisme et remplacement

Faire une étude de charge de travail

Une étude simple peut être faite sur une semaine (jour et nuit est le plus intéressant, même si vous ne gérez pas la nuit, la répartition des activités sur 24h permet de mieux travailler sur une réorganisation éventuelle) à partir de grilles de recueil de données remplies directement par les agents et comportant les items suivants :

* Date, fonction et horaires
* Heure de début de l’activité
* Activités : contenu de l’activité
* Lieu : endroit où se déroule l’activité
* Avec qui
* Pénibilité : cotée 1 (pas pénible) à 5 (très pénible)
* Heure de fin de l’activité
* Remarques

Vous pouvez en retirer (lieu, avec qui, pénibilité) ou ajouter d'autres qui vous paraîtraient importants et spécifiques du service.

Attention, ce type d'outil ne se conçoit que si vous utilisez bien l'informatique et en particulier un tableur comme excel car l'analyse est alors grandement facilitée. Sur papier il est quasiment impossible de réussir ce type d'étude.

La méthode possible pour l'analyse est celle des SIIPS (classer les activités en) :
* Soins de base
* Soins techniques
* Soins relationnels et éducatifs
* Activités afférentes aux soins (AAS = soins indirects)

Il faut ensuite analyser au minimum la répartition des différents items et leur durée par agent en global selon les postes.

Les AAS peuvent être classer globalement (activités hôtelières, logistiques, Communication - Information - Relation, activités administratives, encadrement - formation - recherche) ou plus finement. voir alors la grille sur :

http://membres.lycos.fr/papidoc/36pmsiSIIPSapercu.html

Faire une étude de l'organisation

* Y a-t-il des glissements de tâches : actes réalisés par les IDE qu'elles ne devraient pas avoir à faire (actes relevant du médecin comme la simple écriture de prescriptions sous la dictée du médecin ou autres, tâches de secrétariat pur, brancardage hors unité...)

* Y a-t-il des activités en plus des soins aux hospitalisés : participation à des consultations, à des examens médicaux (fibroscopie...)

* Quels sont les supports d'information, sont-ils efficaces, y a-t-il une planification murale et est-elle utillisée...

* Analyser les causes d'heures supplémentaires : transmissions trop longues, soins imprévus, réunions...

* Y a-t-il des difficultés liées aux locaux ou au matériel

Faire une étude de la gestion des ressources humaines (en lien avec l'étude de l'effectif)

* Y a-til des profils de poste et/ ou des fiches de postes sur l'établissement, propres au service ? Sont-ils actualisés ? Les agents les connaissent-ils ?

* Quels sont les besoins en formation ? Sont-ils satisfaits ? Les compétences des agents correspondent-elles aux exigences du poste (voir éventuellement les entretiens d'évaluation annuels) ? Une nécessite de compétences par formation engendre des besoins en effectif.

Les ressources

Comme indiqué ci-dessus le DIM, mais aussi bien sûr le directeur des soins, le cadre supérieur s'il y en a un, les collègues cadres qui ont une compétence en analyse de charge de travail et une expérience pour argumenter des changements d'effectifs et Infirmier-general.com aujourd'hui...

Pour vous aider, vous pouvez vous inspirer du descriptif d'unité fonctionnelle proposé par Infirmier-general.com sous Excel :

http://www.infirmier-general.com/shareware/Descriptif%20d%27UF.exe

Si vous le voulez bien, vous pouvez nous faire part sur ce forum des avancées de votre analyse, des résultats obtenus et de votre expérience.

Bon courage et à bientôt.
_________________
Patrick MOULIN
Webmaster du site http://www.infirmier-general.com/

Merci pour cette réponse détaillée! C'est promis, je vous ferai part de la mise en place de cette étude étape par étape!

Une précision supplémentaire.

Un élément est essentiel pour conduire une analyse comme celle-là : la communication :

* Au directeur des soins et au cadre supérieur s'il y en a un : pour faire connaître votre travail, vous faire éventuellement conseiller et enfin montrer vos compétences et votre implication

* Aux équipes : pour les informer de l'étude et de son objectif sans donner de faux espoirs, pour les motiver dans la partie saisie des grilles qu'ils auront à faire, pour leur restituer les résultats dans un souci de transparence et de meilleure compréhension de leur travail, pour les préparer à d'éventuels chagements d'organisation

* Au médecin responsable (même s'il n'a pas une haute idée des infirmières) pour lui démontrer la charge de travail des personnels et leurs prestations aux patients, et éventuellement le convaincre de vous soutenir dans des demandes

Dans la mesure de vos possibilités, rédigez un rapport détaillé présentant le service, expliquant le contexte, décrivant la méthodologie, analysant les résultats (avec graphiques c'est encore mieux), indiquant des propositions et un plan d'action avec calendrier et évaluation. Le rapport est à diffuser aux différents responsables, éventuellement à donner à l'équipe, mais le problème est qu'elle peut prendre pour acquises les propositions alors que vous n'aurez pas encore de certitude (donc faux espoirs).Gardez au moins un exemplaire qui pourra vous servir pour votre CV et d'éventuels futurs postes.

Bon courage et à bientôt.
_________________
Patrick MOULIN
Webmaster du site http://www.infirmier-general.com/

Je prends note de vos conseils! Wink